Volete sapere come si utilizza la PEC in modo semplice e veloce? Allora dovete seguire assolutamente la nostra guida che illustra passo per passo come si utilizza la Posta Elettronica Certificata.
La posta elettronica è uno strumento che ha rivoluzionato il nostro modo di comunicare. Con la versione certificata, poi, le cose cambiano ancor di più, perché grazie alla PEC possiamo dare valore legale ai nostri messaggi, al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Vediamo dunque in cosa consiste, come funziona e come ottenerla.
Di cosa si tratta
Uno dei problemi più grandi della tradizionale posta elettronica è che non ha valore legale. Infatti, se inviamo un messaggio a un destinatario, in caso di controversie, questo non può essere utilizzato né in Tribunale, né in qualsiasi altra sede giuridica. I motivi sono diversi, ma soprattutto perché con i classici meccanismi di trasmissione, una normale email non ha alcun sistema per darci la certezza che sia stata recapitata, ncn abbia subito modifiche dopo l’invio e che abbia sfruttato un canale sicuro per la trasmissione. In altre parole, non soddisfa i tre requisiti fondamentali di autenticità, integrità e confidenzialità. Caratteristiche, queste, che danno valore legale a qualsiasi atto. La PEC, o Posta Elettronica Certificata, invece, rientra in quei particolari sistemi di comunicazione, che rispettano le tre suddette prerogative. Volendo fare un paragone con la posta ordinaria, citando il DPP 11 Febbraio 2005 n. 68, un’email PEC corrisponde in tutto e per tutto a una raccomandata con avviso di ricevimento (ricevuta di ritorno). Infatti, nel momento in cui il messaggio viene inviato a un altro indirizzo PEC, questo certifica che il recapito appartiene assolutamente a quella persona (autenticazione). il testo e i suoi allegati non sono stati modificati dopo l’invio dell’email (integrità) e. sfruttando un canale di trasmissione sicuro, l’email non è stata intercettata da nessun altro (confidenzialità). Con una PEC i vantaggi sono davvero tanti. Può essere inviata da casa o dall’ufficio, ha valore legale, la consegna è immediata, c’è la certificazione di avvenuta spedizione e avvenuta consegna,si ha la certezza dell’inalterabilità del contenuto, ha un costo fisso (per le soluzioni a pagamento) e non ci sono balzelli supplementari. Inoltre è protetta dallo spam anonimo.
A cosa serve
Questa particolare infrastruttura che porta alla certificazione di un messaggio email ha uno scopo ben preciso: permetterci di inviare messaggi dal contenuto importante e valevoli a termini legali senza muoverci da casa. Le comunicazioni via PEC, infatti, sono accettate da tutte le Pubbliche Amministrazioni come Comuni, Province, Aziende Sanitarie, INPS, INAIL, Consorzi o Società partecipate e molto altro ancora. In pratica, con una PEC, possiamo dialogare con la pubblica amministrazione come se lo facessimo di persona e quindi consegnare documenti inerenti a tasse, cedole, certificazioni, richieste di rimborsi e così via. Il tutto senza doverci recare fisica-mente negli uffici preposti. Pensate solo al risparmio in termini di tempo che se ne riceve: niente più file agli sportelli, ricevute cartacee da archiviare in qualche cassetto con il pericolo di perderle e via dicendo. Si tratta di un metodo veloce e sicuro per certificare qualsiasi comunicazione. A ogni messaggio inviato, riceviamo una ricevuta di accettazione, che conferma l’avvenuta presa in carico della nostra email dal sistema certificato, quindi un’altra nota informativa che testimonia l’avvenuta consegna. Quest’ultima è molto importante e corrisponde in tutto e per tutto al cedolino che ritiriamo a casa quando inviamo una raccomandata con ricevuta di ritorno, e che testimonia legalmente l’avvenuta ricezione della nostra comunicazione da parte del destinatario.
È obbligatoria?
Lo Stato Italiano non obbliga alcun privato ad avere una PEC, anche se ne consiglia caldamente l’utilizzo, tanto da fornirla gratuitamente all’indirizzo www.postacertificata.gov. it. L’imposizione è invece prevista per i possessori di Partita IVA quali professionisti, società, ditte individuali e, ovviamente, le Pubbliche Amministrazioni. Per i primi l’obbligo è scattato da novembre del 2009, per le seconde da novembre 2011, mentre per le ditte individuali la data risale a giugno 2013. Le PEC in questione vengono poi archiviate in Camera di Commercio e sono disponibili nelle rispettive visure camerali pubbliche. Per tali categorie sono poi previste delle sanzioni in caso di non presentazione del proprio indirizzo di posta certificata alla Camera di Commercio. Di solito non si parla di penali economiche, quanto più deirimpossibilità di far protocollare qualunque atto presso il Registro delle Imprese, che bloccherà qualsiasi richiesta fino alla messa in regola della ditta o della società. Pertanto,se rientrate in questa casistica e non avete ancora un indirizzo PEC, rivolgetevi al vostro commercialista e mettetevi subito in regola.
Registrare una PEC per il privato
Come anticipato, per i privati è possibile registrare una PEC gratuitamente sul sito messo a disposizione dal Governo tramite il servizio PostaCertificat@. La procedura è molto semplice e richiede l’inserimento dei nostri dati personali, nonché del riferimento a un documento d’identità. Una volta compiuta la procedura, dovremo stampare il foglio che attesta la richiesta di registrazione, quindi recarci presso un ufficio postale che perfezionerà la procedura, attivando così la PEC in via definitiva. Se da una parte l’idea di doverci sottoporre alle classiche file postali per finalizzare un’operazione informatica può sembrare quantomeno inusuale, dal punto di vista normativo è perfettamente concepibile. Infatti, come abbiamo detto, un indirizzo PEC deve essere riconducibile a una data persona, così da soddisfare il requisito dell’autenticazione. Per essere sicuri che ciò avvenga, è necessaria un riconoscimento in visu che testimoni la nostra identità. E solo un impiegato in carne e ossa può affermare che il sotto-scrittore della casella PEC è certamente la persona che dice di essere. Immaginatevi cosa potrebbe succedere se chiunque fosse in grado di registrare un’indirizzo di posta certificata al nostro posto, rubandoci così l’identità per le pratiche ufficiali con la pubblica amministrazione. La casella PEC messa a disposizione dal Governo, però, ha alcune limitazioni, tra cui l’impossibilità di dialogare con chiunque non appartenga alle Pubbliche Amministrazioni. Se infatti inviamo un messaggio a un altro privato o alla PEC di una ditta, riceveremo una notifica di errore. Il progetto governativo vuole facilitare esclusivamente il dialogo tra cittadino e PA, senza entrare nel merito delle comunicazioni tra singole persone, ditte o società. A tal proposito, nel servizio offerto gratuitamente, troviamo anche un comodo elenco che riporta nel dettaglio tutte le PEC dei vari uffici amministrativi sparsi per l’Italia. Da qui possiamo trovare la casella del nostro Comune o dell’area con cui vogliamo metterci in comunicazione.
Servizi supplementari
La PEC governativa è accessibile tramite Webmail o può essere configurata su un Client di posta elettronica come Thunderbird o Outlook. Se la usiamo da Webmail, conviene poi attivare il comodo servizio di notifica via email ordinaria, che ci informa quando riceviamo un messaggio di posta elettronica certificata, recapitando un avviso alla nostra casella tradizionale. In questo moco, non siamo costretti a controllare la casella ogni valta. ma solo quando riceviamo qualcosa di concreto. 0 tre a ciò, abbiamo a disposizione un Fascicolo personale, che permette di ordinare in modo preciso le email che riceviamo. Non si tratta di un mero strumento di archiviazione, quanto più d un sistema organico che consente di interagire perfettamente con la nostra casella PEC. Infatti, siamo in grado di creare cartelle;, estrarre gli allegati salvandoli sul computer, copiare e spostare i documenti, cercare nell’archivio e così via. In altre parole, il Fascicolo personale è un aggregatore di file simile a Risorse del computer di Windows, che consente di avere tutto sott’occhio e di gestire i documenti in modo facile e preciso. Volendo, a pagamento, viene messa a disposizione anche la Firma digitale e un Calendario eventi, che completano così la dotazione digitale di un cittadino 2.0.
Elenco sempre aggiornato
Ogni Ente appartenente alla Pubblica Amministrazione è obbligato ad avere una casella PEC. Per conoscerne l’indirizzo, possiamo consultare l’Indirizzario della PA, accessibile sul sito www.postacertificata.gov.it. Si tratta di uno speciale elenco, su cui possiamo effettuare ricerche articolare per trovare l’ufficio che ci interessa. Per esempio, siamo in grado di restringere il campo a una determinata area geografica, sfruttare l’alfabeto, la categoria o il servizio che cerchiamo. Per scremare fin dall’inizio l’eventuale alto numero di PEC presenti un buon metodo è inserire il nome dell’Ente Pubblico che stiamo cercando, così che vengano riepilogati solo gli indirizzi a esso riferiti.
Configura la PEC sul Client email
- Seleziona Cartelle Locali>Email>Crea nuovo account. Nella scheda Impostazioni Account inserisci il nome e cognome, l’indirizzo PEC con dominio @postacertificata.gov.it e la password. Fai quindi clic su Continua.
- Thunderbird non riuscirà a reperire i parametri. In Nome Server in entrata inserisci IMAP: mail.postacertificata.gov.it con porta 993. In Uscita metti lo stesso nome server con porta 465. In nome utente, reinserisci l’indirizzo PEC completo e premi Riesaminare.
- Adesso tutto dovrebbe funzionare a dovere, ma devi comunque eseguire un’ultima modifica. Infatti, in Autenticazione, viene impostata automaticamente la voce Password cifrata, che non ti permetterà di accedere. Seleziona la funzione Password normale sia in entrata sia in uscita, quindi conferma con Fatto.
- Torna nell’interfaccia principale di Thunderbird. dove la tua casella PEC si aggiornerà dopo pochi secondi, riportando tutti i messaggi inviati e ricevuti. Da adesso in poi. il Client di sosta elettronica sarà sincronizzato con la casella email e potrai inv are e ricevere messaggi senza collegarti alla WebMail.
PEC per tutti
Se siamo a capo di una società. abbiamo una ditta individuale o semplicemente vogliamo un servizio PEC più organico, ci sono altre soluzioni rispetto a quella governativa, peraltro rivolta solo ai privati. La differenza sostanziale, oltre alle funzioni, sta però nella necessità di pagare il servizio per la sottoscrizione di un abbonamento annuale. Una delle PEC più conosciute, funzionali e anche economiche è quella messa a disposizione da Aruba. www.aruba.it. L’offerta è suddivisa in tre soluzioni: PEC standard a 5 euro+IVA l’anno (6,10 euro), PEC Pro a 25 euro+IVA l’anno (30,50 euro) e PEC Premium a 40 euro l’anno+IVA (48,80 euro) che, nel momento in cui stiamo scrivendo, è in promozione allo stesso prezzo della PEC Pro. Nel primo caso, abbiamo a disposizione una casella da 1 GB con traffico illimitato, accesso via Web o tramite Client di posta elettronica e la possibilità di ricevere e inviare email a indirizzi non certificati. Infatti, per impostazione predefinita, le PEC dialogano soltanto con altre PEC (solo in questo caso si ha valore legale nella comunicazione), ma con Aruba è possibile configurare la casella perché accetti e invii messaggi anche a indirizzi tradizionali. PEC Pro ha una dimensione di 5 GB, offre poi il report SMS e l’archivio di sicurezza. PEC Premium, invece, mette a disposizione una casella da 10 GB, più tutte le specifiche delle altre offerte. In ogni caso è comunque possibile personalizzare il dominio della PEC secondo le soluzioni che ci proponiamo. Normalmente riceviamo una casella di posta sotto forma di no-meutente@arubéipec.it o @pec.it. Se però abbiamo un domino registrato su Aruba, possiamo utilizzare un’email tipo romeuten-te@pec.nomedcminio.xx. Infine, è possibile anche far certificare caselle su domini registrati con altri provider o attivare PEC su domini specifici.
