Internet consente a miliardi di utenti di tutto il pianeta di comunicare e scambiare tra di loro informazioni in tempo reale. Uno degli strumenti più utilizzati a tale scopo è sicuramente la posta elettronica. Il problema è però che non sempre si può essere sicuri che i messaggi inviati tramite e-mail siano stati letti dai destinatari.
Con alcuni client è possibile inserire una notifica di lettura, ma non è detto che il ricevente la invii al mittente una volta letto il messaggio. Ci sono, però, diversi servizi che permettono di monitorare le e-mail e ci avvisano quando queste vengono aperte dal destinatario. Se abbiamo bisogno di sapere se i destinatari hanno ricevuto comunicazioni importanti, questi servizi di monitoraggio sono in grado di fornirci tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno. Alcuni sono totalmente gratuiti, altri, invece, prevedono piani di abbonamento cui solitamente aggiungono altre funzionalità come la pianificazione dei messaggi, il monitoraggio di link e allegati, e altro ancora.
I servizi pronti sui Web
Se abbiamo un account Gmail, tra i migliori servizi che ci permettono di tracciare le e-mail c’è sicuramente Streak che si usa attraverso il browser installando un’estensione gratuita. Si tratta di un servizio completo che offre diverse funzionalità studiate per migliorare la produttività dei professionisti. Una di queste è appunto quella chiamata Email Tracking che permette di sapere quando qualcuno ha letto le nostre e-mail. Streak ci permette quindi di sapere quando un destinatario ha aperto la nostra e-mail. È anche possibile vedere l’intera storia di quando, dove e quante volte i riceventi hanno aperto il messaggio. Possiamo monitorare gratuitamente fino a 200 e-mail al mese, ma condividendo Streak con almeno 5 amici avremo un monitoraggio illimitato.
Ci sono anche altre utili funzioni come Send Later che consente di programmare le e-mail per inviarle in futuro. Se invece utilizziamo Microsoft Outlook, allora possiamo servirci del plug-in Bananatag.
Il tracciamento è mobile!
Sono sempre di più le persone che utilizzano il proprio smartphone per inviare i messaggi di posta elettronica. Se anche noi siamo tra questi e abbiamo un iPhone, possiamo controllare la lettura delle e-mail utilizzando l’applicazione gratuita per iOS MailTracker. Una volta installata e configurata, potremo continuare a utilizzare sempre l’applicazione nativa Mail per inviare i messaggi mentre MailTracker ci servirà solo per controllare l’apertura delle e-mail da parte dei destinatari. Quando questo avviene, riceveremo sul nostro dispositivo una notifica che poi ci permetterà di conoscere maggiori dettagli come informazioni sulla località e sul dispositivo utilizzato per la lettura del messaggio, il numero di volte che è stata letto e altro. Nella versione gratuita MailTracker ci permette di monitorare un massimo di due account. Vediamo subito come fare.
Avviamo il browser (al momento sono supportati Chrome e Safari), andiamo su www.streak.com e clicchiamo su Install Streak for Gmail. Nella finestra Aggiungi a Chrome confermiamo cliccando su Aggiungi in pochi secondi l’estensione sarà aggiunta e verremo reindirizzati su Gmail.
Eseguiamo l’accesso con l’account di Gmail da tracciare inserendo l’indirizzo di posta elettronica e la password. Una volta entrati nella nostra casella di posta, ci comparirà una finestra al centro con scritto Get Started with Streak. Clicchiamo quindi su Continue with Streak.
Una nuova finestra ci mostrerà i dati a cui cerca di accedere l’estensione. Per proseguire clicchiamo su Accetto per fornire i permessi e accedere definitivamente alla nostra casella di posta. Una finestra ci chiederà in cosa Streak può aiutarci: clicchiamo su Blank e proseguiamo.
Ora possiamo tracciare le e-mail che inviamo. Per farlo, clicchiamo su Scrivi per creare un nuovo messaggio. Accanto al tasto Invia, sono disponibili una serie di nuovi pulsanti. Cliccando su quello a forma di occhio facendolo diventare arancione abilitiamo il monitoraggio per l’e-mail.
Con Streak è anche possibile posporre l’invio di un messaggio a una data specifica. Dopo averlo composto, non dobbiamo far altro che cliccare sul tasto con la sveglia e impostare il giorno e l’ora. Fatto ciò, clicchiamo su Invia per completare l’invio del messaggio di posta.
Se abbiamo attivato le notifiche nel browser, quando il messaggio verrà letto, comparirà una notifica nella taskbar di Windows. Possiamo monitorare la ricezione delle e-mail andando nella cartella Posta inviata. Se l’occhio accanto al messaggio è colorato, l’e-mail è stata letta.
