Esistono numerose app per la gestione delle email come Gmail, Outlook, iCloud e molte altre, che spesso sono molto simili tra di loro. Tuttavia, anche la più piccola differenza può risultare vitale in un ambiente lavorativo in cui la corrispondenza online è sempre più importante. Vediamo quindi insieme i fattori da considerare nella scelta di un provider di posta elettronica.
Dopo aver spiegato come recuperare le email cancellate da Gmail, oggi sveliamo tre elementi da tenere in considerazione quando si sceglie l’app di posta elettronica. Tuttavia, questa guida non intende indirizzarvi verso un provider specifico, ma sta a voi optare per Apple, Google, Microsoft o un altro servizio, a seconda delle vostre necessità.
Iniziamo dalle basi: una buona app per le email deve permettervi di comunicare tempestivamente e correttamente con i colleghi di lavoro. Questo significa che dovete poter condividere rapidamente documenti e file, anche di grandi dimensioni. Sotto questo punto di vista, la scelta è molto semplice: se il vostro ambiente di lavoro utilizza la suite di Office e OneDrive, allora utilizzerete Outlook; se invece la vostra azienda si basa sul workspace di Google, opterete per Gmail. Se lavorate per un’agenzia che predilige prodotti Apple, utilizzerete il gestore di posta integrato su iOS e macOS, insieme all’indirizzo email di iCloud.
Allo stesso tempo, una buona comunicazione passa anche attraverso un’elevata flessibilità nell’invio delle email: il vostro provider di posta elettronica deve consentirvi di inviare messaggi in modo consistente e sicuro da qualsiasi dispositivo, di programmarli per orari e date future senza temere che non vengano inviati e di essere certi che vengano recapitati al destinatario. In particolare, fate attenzione a evitare che le vostre email finiscano nello spam del destinatario: se questo problema si presenta spesso, potreste voler cambiare provider e casella di posta.
Infine, la sicurezza sul posto di lavoro è di fondamentale importanza, così come per i vostri dati personali. Fate attenzione a non utilizzare caselle email poco sicure o con sistemi di sicurezza limitati, magari prive di autenticazione a due fattori o di sistemi di recupero e ripristino dell’account: potreste rischiare di perdere tutti i vostri dati lavorativi a causa di una fuga di dati o di un malware.
Tre motivi per cui è importante scegliere la giusta app per le email
Le app per la gestione della posta elettronica, come Gmail, Outlook e iCloud, sono numerose e spesso molto simili tra loro. Tuttavia, anche una piccola differenza può essere vitale in un ambiente lavorativo. Pertanto, è importante considerare alcuni fattori nella scelta di un provider di posta elettronica.
Un buon provider di posta elettronica deve consentire una comunicazione tempestiva e corretta con i colleghi di lavoro. Ciò implica la possibilità di condividere rapidamente documenti e file di grandi dimensioni. Ad esempio, se si utilizza la suite Office e Onedrive, è consigliabile utilizzare Outlook. Se, invece, si lavora con il workspace di Google, sarà preferibile Gmail. Se si lavora per un’agenzia che utilizza prodotti Apple, si userà il gestore di posta integrato su iOS e macOS, insieme ad un indirizzo iCloud.
Inoltre, una buona comunicazione richiede anche una notevole flessibilità nell’invio delle email. Il provider di posta elettronica deve consentire di programmare l’invio dei messaggi, di inviarli da qualsiasi dispositivo in modo sicuro e di garantirne la corretta ricezione da parte dei destinatari. È importante evitare che le email finiscano nella cartella dello spam del destinatario.
Infine, la sicurezza sul luogo di lavoro è di fondamentale importanza, così come la protezione dei dati personali. È importante utilizzare caselle di posta sicure, con autenticazione a due fattori e con sistemi di recupero e ripristino dell’account. In questo modo, si eviterà di perdere tutti i dati lavorativi a causa di una violazione dei dati o di un attacco malware.
